Bài viết này được viết vì chưng nhóm sản phẩm đã tạo nên sibetech.vn Outlook vì chưng lý do tốt nhất hoàn toàn có thể — khách hàng của chúng tôi đã yêu cầu. Outlook xây đắp để lượng lớn khán giả với nhiều nhu cầu và phong cách làm việc hoàn toàn có thể sử dụng. Khoác dù không có "cách thức đúng đắn", cơ mà có một số trong những cách thao tác trong công tác mà công ty chúng tôi biết là sẽ thuận tiện hơn các cách khác. Cửa hàng chúng tôi hy vọng lúc biết những giải pháp thực hành tốt nhất, các bạn sẽ có trải nghiệm xuất sắc nhất có thể khi áp dụng Outlook.

Bạn đang xem: Cách dùng outlook hiệu quả

Hướng dẫn này trình diễn lời khuyên răn của cửa hàng chúng tôi về phương pháp để phát triển tối đa Outlook. Mặc dù nhiên, phía trên không phải là hướng dẫn toàn diện. Một vài kịch bản cốt lõi được đề cập sẽ giúp đỡ bạn tận dụng tối đa Outlook nhu cầu quản lý thông tin của mình.

Hướng dẫn này dành cho những người:

Làm việc cho công ty lớn có bộ phận CNTT.

Nhận hơn 30 thư điện tử mỗi ngày.

Dành những thời quầy bán hàng ngày cho câu hỏi Outlook gửi cùng nhận thư cũng như cấu hình thiết lập hoặc tham dự cuộc họp.

Bất kể tùy chỉnh máy chủ của bạn hoặc đồ sộ tổ chức của khách hàng là gì, tài liệu này sẽ hữu dụng cho bạn.

Đối với những người quản trị CNTT

Các câu tất cả logo sibetech.vn Office sinh hoạt là tham chiếu mang đến các sản phẩm Office khác, chẳng hạn như sibetech.vn OneNote, cùng sibetech.vn SharePoint Server. Những câu đề cập cho Tự tàng trữ Outlook Tệp tài liệu (.pst) đều được ghi lại bằng biểu tượng thư mục cùng tệp

*
. Nếu như tổ chức của người tiêu dùng không triển khai các thành phầm hoặc chức năng này, thì có thể bỏ qua những câu này mà không ảnh hưởng mang đến tài liệu và dòng công việc tổng thể.

Trong bài viết này

Các qui định cơ bản để làm chủ thời gian tốt

Outlook là 1 trong công cố kỉnh giúp bạn thống trị thông điệp email, lịch, contact và nhiệm vụ của mình. Như vậy, công cụ này sẽ không chỉ nằm tại chính giữa của việc liên lạc nhưng cả việc cai quản thời gian của bạn. Để thực hiện tối đa Outlook, chúng tôi đề xuất một trong những nguyên tắc cơ bản:

Cho phép một trong những thư đi qua. Thực hiện quy tắc để gửi thư mà bạn không nhất thiết phải đọc ngay lập tức vào folder của riêng rẽ chúng. Chẳng hạn như thư mục cho dự án công trình hoặc thư mục đội Liên hệ. Bạn không cần phải — và trong trường hợp con số lớn hoàn toàn có thể không có khả năng — hãy tham khảo tất cả thư được gửi đến bạn.

Giảm số lượng vị trí bạn tàng trữ thư thủ công. Giảm lượng công việc lưu trữ nhức đầu bằng cách dựa vào kiếm tìm kiếm nhằm xác định vị trí thư.

Xử lý thư của bạn bằng phương pháp dùng tứ Ds. Khi phát âm thư, hãy đưa ra quyết định xem có nên:

Xóa thư (Delete it).

Thao tác trên thư (Do it) (phản hồi hoặc tàng trữ để tham khảo).

Ủy nhiệm thư (Delegate it) (chuyển tiếp).

Trì hoãn thư (Defer it) (bằng cách sử dụng thể loại và cờ) giúp thấy lại lần đồ vật hai trong danh sách trách nhiệm của bạn.

Giảm danh sách việc đề xuất làm của người sử dụng thành một danh sách. Dùng một danh sách bài toán cần làm duy nhất với một định kỳ duy duy nhất để thống trị những điều bạn cần làm.

Làm câu hỏi theo lô. Dùng thể loại sẽ giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự như lại với nhau.

Cân kể kỹ lúc gửi thư. Tuân hành những bài toán nên và kiêng kị để viết thư tốt.

Xem lại lịch với nhiệm vụ của người sử dụng thường xuyên.

Ngay cả khi bạn không sử dụng toàn bộ các cách thực hành cực tốt được mô tả ở đây, việc chỉ thực hiện một số trong những cách vẫn sẽ cải thiện trải nghiệm của chúng ta Outlook.

Đầu Trang

Thiết lập Outlook: cha trí

Bước thứ nhất trong việc tiến hành các cách thực hành cực tốt là tùy chỉnh thiết lập hệ thống để về tối ưu hóa giải pháp bạn thực hiện Outlook. Biện pháp thực hành tốt nhất có thể được cho là yêu cầu có:

Để biết chi tiết về cách thiết lập cấu hình bố trí được khuyên dùng, hãy xem phần Câu hỏi thường gặp.

Đầu Trang

Thư mục

Cách thực hành cực tốt được mang lại là nên có:

Hộp thư đến cho các thư mà bạn phải xử lý (giải quyết). Vỏ hộp thư đến của doanh nghiệp dành mang lại thư được gửi trực sau đó bạn hoặc bạn rất rất cần phải đọc.

Nếu chúng ta nhận được rất nhiều thư vốn di chuyển tới lui giữa một vài người khác nhau, hay vắt đổi thanh lịch dạng xem Hội thoại. Nếu như không, hãy sử dụng cách bố trí theo ngày (cách thu xếp mặc định). Thực hiện quy tắc định dạng tự động hóa để chuyển toàn bộ thư gửi đến riêng chúng ta sang màu sắc lam.

Một folder tham chiếu đơn bên dưới Hộp thư đến, cho tất cả tài liệu tham chiếu mà chúng ta cũng có thể muốn tham chiếu quay trở về sau. Không tồn tại nội dung làm sao được tự động hóa lưu trữ (nghĩa là, với 1 quy tắc) vào thư mục này. Đặt tên mang lại thư mục này là 1-Tham khảo. (Việc thêm 1- sẽ khiến cho mục này biến hóa mục trước tiên trong hộp thư đến.) thư mục này được tạo dưới Hộp thư mang đến để chúng ta cũng có thể thu gọn gàng Hộp thư mang lại và loại trừ khỏi dạng xem.

Đặt nhằm thư mục này auto lưu trữ mặt hàng năm.


Lưu ý: Nếu thư mục này trở nên quá lớn (10.000 mục trở lên), thì Outlook đã trở đề nghị chậm khi gửi sang folder này.


Một thư mục mang đến thư cá nhân, tương quan đến quá trình và riêng rẽ tư. Việc có một thư mục lẻ tẻ cho thông tin cá nhân và liên quan đến các bước sẽ cho phép bạn thoải mái tìm tìm thư trong lúc người khác vẫn đứng gần các bạn mà ko phải lo ngại về bài toán thư nhạy cảm về mặt cá nhân sẽ xuất hiện. Đặt tên thư mục này là 2-Cá nhân. Người cai quản có thể gồm một thư mục trơ trẽn cho bình luận về nhân viên của mình tên là 3-Quản lý.

Đặt để những thư mục này tự động hóa lưu trữ hàng năm.

Một tập hợp thư mục đến thư của Nhóm Liên hệ. Không tuyệt nhất thiết cần đọc toàn bộ thư gửi đến Nhóm tương tác (còn hotline là máy chủ danh sách, danh sách gửi thư hoặc list phân phối). Tập đúng theo thư mục này là kho lưu trữ cho tất cả thư của Nhóm Liên hệ mà lại không tự động hóa được chuyển đến Hộp thư mang đến của bạn. Tạo nên một thư mục mức cao nhất riêng lẻ bên dưới Hộp thư đến của bạn thương hiệu là Nhóm Liên hệ, rồi chế tác một thư mục con cho mỗi chủ đề của Nhóm Liên hệ. Thông thường, một thư mục mang lại mỗi Nhóm Liên hệ là đã đủ rồi, nhưng mà nếu bạn sẽ ở trong một số Nhóm Liên hệ liên quan, hãy coi xét vấn đề chuyển tất cả thư vào và một thư mục.

Thu gọn thư mục Nhóm Liên hệ mức cao nhất nhằm bạn không xẩy ra xao nhãng bởi các thư chưa đọc vào thư mục bên dưới nó.


Lưu ý: Nếu bạn cần đọc đầy đủ thư trên một Nhóm Liên hệ, thì đừng tạo thư mục mang đến nhóm đó. Những thư này buộc phải chuyển trực tiếp vào vỏ hộp thư mang đến của bạn.


Đặt nhằm thư mục Nhóm contact của bạn tự động hóa lưu trữ từng sáu mon hoặc liên tục hơn nếu như chúng tất cả tính nhạy bén theo thời gian — ví dụ, một Nhóm contact để tìm chuyến đi chung xe cần được tàng trữ hàng ngày.

Search Folders

Thư mục tra cứu kiếm hữu ích cho việc tích lũy thông tin từ những thư mục thư và RSS khác nhau. Thư mục search kiếm có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần thu thập tin tức được lưu trong những thư mục khác nhau — chẳng hạn như khi chuẩn bị cho buổi họp hàng quý.

Nếu bạn nhận được trọng lượng lớn thư (hơn 200 thư một ngày), thì thư mục kiếm tìm kiếm rất có thể là một cách hữu ích để bạn phân tích thư từ những người dân gửi không giống nhau.

*

Yêu thích (tùy chọn)

Yêu thích cho phép nhìn thấy những thư mục mà sẽ bị chôn sâu trong list thư mục thư của chúng ta nếu không có tính năng này.

Yêu thích, một tập hợp nhỏ của những thư mục thư, mở ra ở phía trên cùng của ngăn dẫn hướng. Việc thực hiện Yêu thích chưa hẳn là yêu ước để khối hệ thống này hoạt động, nhưng nếu bạn có một màn hình nhỏ, bạn có thể thu nhỏ cực tiểu phòng Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thư của chính mình thành công bằng cách kéo thư vào thanh vẫn thu nhỏ, thực hiện tìm kiếm thông thường, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệ với Nhiệm vụ.

Cách thực hành cực tốt được cho là nên gồm những thư mục sau đây trong Yêu thích của bạn: Hộp thư đến, 1-Tham khảo, Các mục Đã gửi cùng Các mục Đã xoá.

Đầu Trang

Quy tắc

Mục đích của việc tổ chức triển khai Outlook bạn là để giảm lượng "thông tin nhiễu" không quan trọng trong hộp thư đến của người sử dụng và khiến các mục quan trọng đặc biệt nhất sạn bong bóng lên bên trên cùng. Quy tắc giúp đỡ quy trình này bằng cách di chuyển thư vào thư mục dựa vào các tiêu chuẩn mà các bạn đặt. Quy tắc sẽ lọc những thư gửi vào vỏ hộp thư đến của người sử dụng để chỉ được cho phép các mục cần được đọc.

Cách thực hành tốt nhất được đến là nên có các quy tắc dưới đây (chi tiết về cách thiết lập cấu hình các phép tắc này bên trong Câu hỏi thường gặp ở cuối tài liệu này):

Trả lời Tự động Di chuyển tất cả phản hồi về cuộc họp vốn ko có nội dung đến những mục Đã xóa. Bạn có thể xem ai đó đã chấp nhận bằng cách kiểm tra tab theo dõi phía bên trong cửa sổ cuộc họp.

Tới: Tôi gần như thư được giữ hộ trực tiếp cho bạn hoặc có bạn trên dòng Cc sẽ được gửi cho Hộp thư cho và không được quy tắc khác xử lý, tức thì cả lúc thư cũng rất được gửi đến một tổ Liên hệ.

Yêu cầu họp được Gửi mang đến Hộp thư đến toàn bộ yêu cầu họp, ngay cả khi được giữ hộ tới một tổ Liên hệ, buộc phải được gửi cho Hộp thư đến.

Trì hoãn Các mục Đã gửi phép tắc này vẫn trì hoãn bài toán gửi thư trong một phút hoặc thọ hơn. Khi sử dụng quy tắc này, hãy bảo vệ thư của bạn đã được gởi đi trước khi bạn tắt thứ tính.


Lưu ý:  Đây là luật lệ chỉ phía đồ vật khách; nó sẽ không hoạt động trên Outlook Web app (OWA).


Nhóm Liên hệ các thông điệp e-mail được nhờ cất hộ đến một đội nhóm Liên hệ sẽ được gửi đến một thư mục Nhóm Liên hệ — trừ khi những từ khóa của nó gợi ý rằng thư quan lại trọng đối với bạn, mà lại trong trường hợp đó thư sẽ được gửi mang đến Hộp thư cho của bạn. Nhiều Nhóm Liên hệ tương tự như nhau nên thực hiện cùng một quy tắc với được lưu trữ trong cùng một thư mục. Nếu bạn là thành viên của một Nhóm Liên hệ mà bạn cần đọc hầu hết thư, thì đừng tạo quy tắc mang lại nhóm đó. Toàn bộ thư mà chúng ta phải đọc yêu cầu đi trực tiếp vào vỏ hộp thư mang đến của bạn.

Đầu Trang

Thanh Việc Cần Làm

Thanh To-Do là pa-nen sinh hoạt phía bên yêu cầu của Outlook. Nó hiển thị cho mình một lịch, những cuộc hẹn sắp tới đây và danh sách nhiệm vụ hợp tuyệt nhất của bạn, trong các số đó chứa:

Thư bạn cần phản hồi (thư được thêm cờ).

Liên hệ bạn cần gọi (liên hệ được gắn cờ).

Nhiệm vụ phát sinh ngẫu nhiên.

Cách thực hành tốt nhất nhằm thiết lập Thanh bài toán Cần làm cho là:

Hiển thị một Bộ điều phối Ngày mon (được bật theo mặc định).

Hiển thị trọng trách (được nhảy theo mặc định).

Hiển thị contact yêu thích.

Cách chuẩn bị xếp trọng trách mặc định là theo Ngày Đến hạn, nhưng bạn cũng có thể cân nhắc thay đổi cách sắp xếp theo Ngày Bắt đầu, tùy thuộc vào khi phương pháp bạn thực hiện cờ. Nếu bạn muốn coi nhiệm vụ mà chúng ta đã chuyển sang tuần tới vào Thứ hai, hãy sắp xếp theo Ngày Bắt đầu. Nếu bạn muốn xem nhiệm vụ vào ngày đến hạn của chúng, hãy sắp xếp theo Ngày Đến hạn.

Cờ Mặc định

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên được sắp xếp cờ Bấm Nhanh của doanh nghiệp thành Hôm nay (mặc định).

Đầu Trang

Thông báo

Nếu chúng ta nhận được không ít thư hoặc thuận lợi bị xao nhãn bởi music thông báo vốn phát nhằm báo thư đến, shop chúng tôi khuyên chúng ta nên tắt những tùy lựa chọn sau đây:

Biểu tượng phong bì xuất hiện thêm trên biểu Outlook của tôi trong thanh Windows vụ

Con trỏ biến đổi thành phong tị nạnh trong giây lát

Âm thanh kèm theo với tất cả thiết đặt phía trên

Để thay đổi các cài đặt này, hãy lựa chọn nút Tệp, lựa chọn Tùychọn , rồi lựa chọn Thư.

Bên bên dưới Thư đến, hãy xóa chọn toàn bộ hộp kiểm.

*

Đầu Trang

Thể loại

Các danh mục Outlook cho phép bạn cai quản các mục theo nhiều phương pháp khác nhau. Có ba kiểu thể loại bao gồm mà shop chúng tôi khuyên đề nghị tạo:

Dự án (có thể bao gồm người)

Chủ đề

Vị trí hoặc hoạt động

Thể loại không phải là khía cạnh đề xuất của hệ thống này, mà lại chúng sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn giả dụ bạn chăm nom đến việc sử dụng chúng. Chẳng hạn, chúng hoàn toàn có thể giúp bạn dễ dãi hơn khi xác minh điều bạn có thể làm ngay hiện thời và giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự hệt nhau để bạn có thể thực hiện tất cả nhiệm vụ thuộc lúc.

Để sinh sản thể loại, hãy có tác dụng như sau:

Trong dạng xem bất kỳ, bên trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, chọn Phân loại, rồi chọn tất cả Thể loại.

Cách thực hành cực tốt được chỉ ra rằng nên gồm một thể loại cho:

Mỗi nhân viên cấp dưới dưới quyền và người quản lý của bạn cho các mục mà bạn muốn coi lại vào cuộc họp tới (chẳng hạn như tiện loại mang tên 1:1 bạn quản lý).

Mỗi vị trí hoặc loại hoạt động chính mà bạn thực hiện, để bạn có thể thực hiện những hành động hàng loạt (một phần hữu ích của việc quản lý nhiệm vụ của bạn), ví dụ:


Trực tuyến
cho những nhiệm vụ mà chúng ta chỉ hoàn toàn có thể thực hiện tại trực tuyến hoặc thông qua trình chăm chú Web.


Đọc
cho những nhiệm vụ chỉ cần đọc — không yêu cầu phản hồi. Thể một số loại này hữu ích cho những thư hoặc phần gắn kèm dài mà bạn phải đọc nhưng bắt buộc xem ngay lập tức.


Đang đợi
cho những nhiệm vụ hay thư mà ai đang chờ bội nghịch hồi, nhưng không có hành vi tiếp theo rõ ràng cho bạn.

*


phía trước một số thể loại nhất thiết giúp giữ số đông thể loại này ở phía bên trên cùng của list thể một số loại và nhắc các bạn về vị trí chúng ta nên có mặt khi thực hiện nhiệm vụ này (ví dụ như

Mỗi chủ đề hoặc dự án đặc trưng để chúng ta cũng có thể dễ dàng kiếm tìm thấy thư bên trên một chủ đề nhất thiết — đặc biệt là lúc không có từ làm sao trong nội dung hoặc công ty đề của thư hỗ trợ cho thư xuất hiện thêm trong tìm kiếm.

Các mục đặc biệt quan trọng phải hoàn thành trong bây giờ và ko thể chuyển sang ngày khác.

Bạn có thể áp dụng các thể loại cho một mục đơn — ngược với bài toán lưu trữ, trong những số ấy các mục chỉ hoàn toàn có thể nằm trong một thư mục độc nhất vô nhị tại 1 thời điểm. Chẳng hạn, một thư đặc biệt mà bạn có nhu cầu thảo luận với người làm chủ của mình trước lúc phản hồi có thể được phân loại đối với tất cả thể loại
Email
và thể loại 1:1 fan quản lý.

*

Thể nhiều loại Bấm Nhanh của bạn nên là thể loại mà chúng ta áp dụng thường xuyên nhất.

Để để thể loại Bấm nhanh của bạn, hãy làm như sau:

Trong dạng xem bất kỳ, trên tab Trang đầu, trong đội Thẻ, chọn Phân nhiều loại ,rồi lựa chọn Đặt Bấm Nhanh.

Như bạn sẽ thấy, thể loại giúp làm nổi bật thư và nhiệm vụ trong Thanh vấn đề Cần làm của bạn, góp tìm kiếm công dụng hơn và khiến cho bạn chuẩn bị sẵn sàng mang lại cuộc họp.


Lưu ý: Hãy bình yên khi phân loại thư gởi đi — người nhận của bạn có thể nhận thấy thể loại của bạn.


Đầu Trang

Các bước nhanh

*

Bước nhanh cung cấp cho chính mình khả năng triển khai nhiều hành động trong một lượt bấm. Đây là một trong những công thế hữu ích sẽ giúp đỡ bạn bảo trì hộp thư đến gọn gàng và nhìn chung sẽ công dụng hơn khi áp dụng Outlook. Ngẫu nhiên lúc làm sao bạn nhận ra mình thực hiện công việc giống nhau các Outlook, hãy thử tạo nên một bước Nhanh.


Cách thực hành tốt nhất có thể được mang đến là bắt buộc có công việc Nhanh sau đây. Để hiểu thêm thông tin, hãy xem auto hóa các nhiệm vụ thường thì hoặc lặp lại với Bước Nhanh:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Tham khảo

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đây là nút lưu trữ với một đợt bấm của bạn.

Cá nhân

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển đến thư mục 2-Cá nhân của bạn.

Để lưu trữ thư cá nhân.

Xong

Đánh dấu thư là đã đọc.

Đánh dấu thư là đã hoàn thành.

Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đối với những thư xem thêm mà chúng ta đã phản hồi hoặc xử lý theo cách khác.

Trì hoãn*

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ đến thư là một nhiệm vụ trong Hôm nay

Chuyển cho thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đối với thư mà bạn muốn xử lý sau.

Xem thêm: Top Những Bộ Phim Tâm Lý Việt Nam Năm 2020, Phim Việt Nam Hay Năm 2022

*Bước Nhanh cá thể và Trì hoãn chưa phải là những Bước cấp tốc mặc định.

Bước nhanh Tùy chọn

Ngoài công việc Nhanh liệt kê sinh sống trên, tùy trực thuộc vào các bước và các hoạt động sản phẩm ngày của mình, bạn có thể muốn tạo những loại bước Nhanh sau đây:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Phân loại & dịch rời

Đánh dấu thư là đã đọc.

Phân loại thư.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn phân loại nhiều thư của chính bản thân mình trước khi lưu trữ thư sẽ giúp đỡ bạn tìm kiếm thấy bọn chúng sau này. Tạo một thư mục cho mỗi thể nhiều loại mà các bạn thường dùng.

Gắn cờ và Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ cho thư.

Chuyển mang lại thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn gắn cờ mọi thứ vào những ngày không giống nhau, ví dụ như Ngày mai, Tuần Này, v.v. Hãy tạo một ngày cho từng cờ bạn thường dùng.

Gắn cờ, Phân loại và Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ mang đến thư.

Phân nhiều loại thư.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn dùng một vài thể loại để giúp bản thân hiểu ngữ cảnh của nhiệm vụ. Ví dụ:
Đọc.

Thông tin mang lại bạn & Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Tạo một thư chuyển tiếp bên dưới dạng thư tin tức cho bạn

Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn thường chuyển tiếp thư điện tử đến tín đồ khác (bài viết, v.v.)

Ủy nhiệm

Đánh dấu thư là đã đọc.

Tạo một thư chuyển tiếp đến một tín đồ cụ thể

Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn dìm thư vốn dành cho những người khác.

Nhiệm vụ

Tạo một nhiệm vụ với phần đính kèm

Xóa thư

Bạn cần thêm ngữ cảnh mang đến thư được gắn cờ.

Nhóm Liên hệ

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển tới thư mục nhóm Liên hệ của công ty (hoặc đến một folder Nhóm liên hệ cụ thể).

Bạn nhận được một trong những thư từ các Nhóm Liên hệ vào Hộp thư đến của bạn do các quy tắc một cách xung quanh ý muốn. Ví dụ: chúng ta có một quy tắc để lưu trữ tất cả thư từ thư mục Nhóm Liên hệ vào một thư mục, trừ khi thư có từ thanh làm việc vị trí ngẫu nhiên trong nội dung. Đôi khi, ai đó sẽ gửi thư đến thư mục Nhóm Liên hệ tất cả chứa tự thanh, tuy vậy đây chưa hẳn là điều tương quan đến bạn.

Trả lời và Xóa

Mở cửa sổ trả lời.

Xóa thư gốc

Bạn thường nhận thấy thư cấp tốc mà bạn phải trả lời, nhưng kế tiếp thì chúng ta không bắt buộc thư gốc. Ví dụ: "Này, bạn vẫn muốn ăn trưa cùng không?" đánh giá của bạn: "Chắc chắn!"

Sau khi bạn bắt đầu tạo Bước Nhanh, bạn sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để tối ưu hóa số lần bấm quan trọng để xong điều gì đó. Bất kỳ lúc nào bạn nhấn thấy mình thực hiện cùng một việc nhiều lần, hãy thử tạo một Bước Nhanh. Và khi dự án công trình thay đổi, hãy cập nhật Bước cấp tốc của bạn để chúng là những điều duy nhất mà lại bạn thực sự làm.

Đầu Trang

Chinh phục hộp thư đến của công ty với bốn chữ D

Sau lúc thiết lập hệ thống của mình, các bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để ban đầu quản lý thư đến. Bằng cách biến chuyển Hộp thư đến của bạn thành vị trí trung chổ chính giữa để nhận thư quan liêu trọng, bạn cũng có thể xem qua nó cùng với sự tin tưởng rằng mỗi mục đầy đủ là điều bạn cần xử lý.

Đối với mỗi thư trong hộp thư mang lại của bạn:

Nếu thư không quan trọng, hãy xóa tức thì (delete it).

Nếu có thể thao tác trên thư vào một hoặc hai phút, hãy tiến hành (trả lời, lưu giữ trữ, gọi, v.v.) (do it).

Nếu thư ko phải dành cho bạn hoặc nếu bạn có thể, hãy ủy nhiệm (chuyển tiếp) thư (delegate it).

Nếu bạn cần thao tác trên thư, mà lại mất nhiều hơn nhị phút (kể cả đọc), hãy trì hoãn thư (defer it).

Nếu bạn phải thư để tham khảo (ngay cả khi bạn đã ra quyết định trì hoãn thư), hãy dịch chuyển thư vào thư mục xem thêm của bạn. Mục tiêu là sút số lần bạn phải xem từng thư.

Xóa thư (Delete it)

Xóa thư mà chúng ta không yêu cầu đọc. Nếu chính là thư rác, hãy xoá thư.

Nếu chúng ta không bao giờ muốn thừa nhận thư khác ví như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.

*

Thực hiện: Thực tập hai phút

Thật đáng không thể tinh được về đầy đủ điều hoàn toàn có thể làm được trong hai phút. Ví dụ, hoàn toàn có thể phản hồi nhiều thư trong nhì phút trở xuống. Dẫu vậy nếu một thư bắt buộc nhiều hơn nhị phút nhằm xử lý, hãy trì hoãn thư. Để bao gồm cảm nhận về khoảng thời gian hai phút, hãy thử đo thời hạn cho chính bạn.

Sau khi chúng ta xử lý thư, hãy thực hiện một vào những thao tác sau:

Xóa thư trường hợp thư ít quan trọng.

Để giữ giữ bản ghi về đông đảo điều chúng ta đã làm, tuyệt nhất là đến mục đích để ý đến vào khoảng thời gian đánh giá hàng năm hoặc để chuẩn bị báo cáo, hãy thực hiện Bước cấp tốc Xong, vốn cũng đánh dấu thư là sẽ hoàn thành.

Ủy nhiệm thư (Delegate it)

Đôi khi chúng ta nhận được thư vốn thiệt ra là dành cho người khác xử lý. Trong trường thích hợp này, hãy trả lời và bao gồm người mà bạn đang ủy quyền thư trên dòng Tới. Nếu khách hàng nhận thấy bản thân làm điều này thường xuyên, hãy quan tâm đến việc tạo cách Nhanh để vấn đáp và thêm bạn ủy nhiệm vào dòng Tới.

Nếu bạn có nhu cầu theo dõi sau đó, hãy đính cờ chính các bạn vào thư trước khi gửi đi. Vào Thanh vấn đề Cần làm của bạn, hãy đánh dấu nhiệm vụ với thể loại
Đang đợi
.

Trì hoãn thư (Defer it)

lúc nào nên trì hoãn thư

Việc trì hoãn thư nghĩa là bạn sẽ xem lại thư sau, khi có thời gian.

Lý vày để trì hoãn thư:

Không thể giải pháp xử lý thư trong vòng dưới nhì phút.

Mất nhiều thời gian để hiểu thư.

Thư cần có phản hồi được biên soạn thảo cẩn thận.

Thư cần tất cả hành động bổ sung trong lịch trình khác (chẳng hạn như "Cần thêm vào tài liệu ").

giải pháp trì hoãn thư: đính cờ cho thư

Khi bạn quyết định rằng mình không có thời gian để xử trí một thư ngay lập tức, chúng ta cũng có thể gắn cờ đến thư:

Nếu các bạn cần làm việc trên thư vào hôm nay, hãy thêm cờ Hôm nay (chỉ cần bấm chuột trái vào cờ).

Nếu bạn có thể trì hoãn thọ hơn, hãy bấm vào phải vào thư cùng gắn cờ ngày muộn hơn.

Nếu bạn sẽ cần xem thêm đến thư nhiều hơn thế một lần và bạn có nhu cầu có thể tiện lợi truy nhập vào thư, hãy kéo thư đến nhóm Sau này vào Thanh Việc Cần Làm. Nếu bạn không có nhóm Sau này, hãy đặt cờ Ngày Bắt đầu trên nhiệm vụ thành 100 năm trong tương lai. (Hạn chế áp dụng cờ này nhằm nó không phát triển thành cờ đa chức năng quá tải.)

Nếu bạn sẽ cần thư sau đây gần, đính cờ Không có Ngày để thư xuất hiện thêm ở phía trên cùng của Thanh Việc Cần Làm. Hạn chế sử dụng nhóm này và xóa hay xuyên, vì nó nằm ở phía trên cùng của danh sách nhiệm vụ của bạn.

Ngoài việc gắn cờ mang đến thư, chúng ta có thể:

Thêm các thể loại phù hợp.

Chọn bước Nhanh Tham khảo của bạn để đánh dấu thư là sẽ đọc, trường hợp thư không được khắc ghi là đã đọc và tàng trữ thư vào thư mục tham khảo của chúng ta (1-Tham khảo).

Nếu bạn thấy rằng bản thân đang vận dụng thể các loại và cờ giống nhau những lần, hãy tạo Bước cấp tốc mới để gắn cờ, phân các loại và giữ trữ.

Sau lúc một mục được gắn cờ, mục kia sẽ lộ diện trong Thanh Việc Cần Làm. Bằng cách gắn cờ mang lại thư và tàng trữ thư vào thư mục tìm hiểu thêm của mình, chúng ta đã xử lý thư với bây giờ có thể gửi thư thoát ra khỏi tầm nhìn. Tuy nhiên, vì nó nằm trong danh sách trách nhiệm của bạn, chúng ta có thể chuyển quý phái thư tiếp sau và biết rằng các bạn sẽ trở lại mục được gắn cờ sau.

Nếu bạn có nhu cầu thêm tin tức vào mục được lắp cờ

Thay thay tên nhiệm vụ bằng cách chọn trách nhiệm đó trong Thanh To-Do hoặc bấm chuột phải vào trọng trách và lựa chọn Đổi tên Nhiệm vụ. Vấn đề đổi tên nhiệm vụ vẫn không đổi khác chủ đề của thư, nhưng giúp cho bạn dễ hiểu trách nhiệm tiếp theo của chính mình là gì.

Tạo một nhiệm vụ với thư sống dạng phần đính kèm.

Bạn cũng rất có thể thêm thể loại sẽ giúp mình xem nhanh vị trí của hành động tiếp theo. Bài toán xem lướt qua Thanh vấn đề Cần làm chứa những nhiệm vụ được phân một số loại sẽ cho mình biết điều chúng ta cũng có thể thực hiện tại ngay (
Cuộc họp
).

lúc nào bạn xử lý các nhiệm vụ mà chúng ta đã trì hoãn?

Sau khi xử trí thư, bạn có thể xử lý danh sách trọng trách của mình. Đây là khi chúng ta trả lời các thư mà các bạn đã trì hoãn.

Chỉ cần tàng trữ thư

Đôi khi chúng ta nhận được thư mà bạn không cần phải thao tác, nhưng là thư mà bạn có thể cần đến vào một trong những ngày trong tương lai. Một ví dụ xuất xắc là thư cất hướng dẫn. Lưu trữ những thư này trong thư mục tham khảo của doanh nghiệp (1-Tham khảo) bằng phương pháp chọn bước Nhanh Tham khảo. Câu hỏi thêm thể loại sẽ giúp đỡ dễ tìm thư hơn sau này nếu khách hàng cần đến (chẳng hạn như
Dự án
). Thực hiện điều này trước lúc lưu trữ với Bước Nhanh.

Sau khi hoàn tất bài toán xử lý thư, các bạn sẽ có một hộp thư đến gọn gàng và hoàn toàn có thể tập trung vào kế hoạch và trọng trách của bạn.

Đầu Trang

Xem lại mặt hàng ngày: cai quản thời gian và nhiệm vụ của bạn

Cách thực hành tốt nhất có thể được mang đến là đề xuất dành thời gian vào mỗi buổi sáng sớm để cai quản danh sách nhiệm vụ và lịch của bạn. Điều này bao gồm:

Xem lại các cuộc hẹn và cuộc họp của bạn trong ngày và tuần sắp tới.

Xem lại các nhiệm vụ của bạn và thực hiện điều chỉnh.

Thêm cuộc hẹn vào lịch của bạn để dành thời hạn hoàn thành công việc.

Từ chối

Khi bạn xem lại lịch và danh sách trọng trách của mình, hãy thực tế về phần nhiều điều chúng ta có thể thực hiện. Đôi lúc điều này tức là phải trường đoản cú chối. Dưới đấy là một số cách để lấy lại thời gian bằng phương pháp từ chối:

Từ chối cuộc họp nhưng bạn không nhất thiết phải tham dự. Vâng, bạn có thể làm cho điều này.

Xoá nhiệm vụ mà bạn ko cần phải làm hoặc bạn biết là mình sẽ không làm.

Gửi thư để cho những người khác biết rằng bạn đang cân nhắc về ý kiến (và đảm bảo an toàn gắn cờ chính các bạn vào thư khi gửi). đề nghị báo cho những người khác biết rằng các bạn sẽ phản hồi vào một ngày thực tế thì tốt hơn là để người đó nghĩ rằng bạn đang quên yêu thương cầu.

Quản lý lịch

Thực tế là nếu khách hàng có một ngày đựng đầy cuộc họp, thì bạn sẽ có ít thời gian rộng để hoàn thành nhiệm vụ với viết thư, do vậy hãy di chuyển trọng trách sang ngày khác.

Nếu một trách nhiệm sẽ chiếm thời hạn dài hoặc ví như đó là điều bạn bắt buộc làm (ngược với nhiệm vụ mà bạn đưa ra quyết định rằng mình không nên làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên lịch để dành riêng thời gian.

Các cách để tạo nhiệm vụ

Khi bạn xem qua định kỳ và trọng trách của mình, nặng nề tránh khỏi bài toán bạn sẽ bước đầu nghĩ về đa số điều khác nhưng mình đề nghị làm. Dưới đây là một số phương pháp để tạo trọng trách trong Outlook:

Gắn cờ mang đến thư.

Nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới ở bên trên cùng của danh sách nhiệm vụ.

Dùng lối tắt keyboard Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.

Nếu bạn đã lái xe pháo và hoàn toàn có thể làm điều dưới đây một cách hợp pháp và an toàn, hãy dùng tính năng ghi nhớ thoại bên trên thiết bị di động cầm tay hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của bạn và phiên âm sau đó vào list Việc buộc phải Làm.

nếu như bạn đang trong cuộc họp, hãy ghi chú trong OneNote. Các mục được gắn thêm cờ vào OneNote hiện tại trong danh sách Outlook vụ mới.

Các phương pháp để quản lý nhiệm vụ

Dưới đó là các cách bạn có thể giúp mình cách xử trí nhiệm vụ:

Thêm trách nhiệm khi bọn chúng phát sinh bằng phương pháp nhập vào hộp Nhập trách nhiệm mới trong Thanh To-Do hoặc sống trên thuộc của list Nhiệm vụ, vào một không gian trong list Nhiệm vụ hàng ngày hoặc bằng phương pháp chọn nhiệm vụ Mới vào ribbon.

Dọn dẹp nhiệm vụ mà bạn không cần làm. Danh sách nhiệm vụ là không gian quan trọng của khách hàng — đừng nhằm nó lộn xộn, còn nếu như không sự hữu ích của nó sẽ mất đi. Đối với thư được gắn cờ mà bạn muốn giữ lại, hãy lựa chọn Loại quăng quật khỏi Danh sách,nếu không, chỉ việc Xóa.

Đánh dấu dứt cho trách nhiệm đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi Thanh Việc Cần Làm.

Giúp nhiệm vụ dễ thực hiện hơn bằng phương pháp đổi chủ đề nhiệm vụ của thư được gắn cờ. Chẳng hạn, thư được gắn cờ gồm dòng chủ đề Không thể biến hóa tư bí quyết thành viên nhóm qua bàn phím cần được đổi tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo trong nhiệm vụ này. Để biến hóa chủ đề nhiệm vụ, hãy chọn mục trong Thanh To-Do cùng nhập công ty đề mới hoặc nhấp chuột phải, rồi lựa chọn Đổi tên Nhiệm vụ. Câu hỏi thay đổi chủ đề nhiệm vụ không làm đổi khác chủ đề của thư. Chỉ có chủ đề nhưng bạn thấy vào danh sách trọng trách sẽ cầm đổi.

Sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn để nhóm các nhiệm vụ tương tự như lại cùng với nhau, chẳng hạn như các nhiệm vụ bao gồm cùng nhân tiện loại. Để dịch chuyển một nhiệm vụ, nên chọn lựa nhiệm vụ trong danh sách trọng trách và kéo nó. Bằng phương pháp này, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ tựa như cùng nhau.

Kéo nhiệm vụ trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và vào Thanh Việc Cần Làm mang lại ngày mà các bạn dự định triển khai nhiệm vụ. Đối với những nhiệm vụ mất nhiều thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên lịch để dành thời gian chấm dứt những trọng trách này.

Mặc dù đề xuất giữ ngăn nắp, nhưng mà đừng dành riêng nhiều thời gian ưu tiên và cai quản danh sách trách nhiệm của bạn. Quá trình làm chủ danh sách trách nhiệm không đề xuất chiếm trọn cuộc sống của bạn!

Sử dụng định kỳ của bạn: chế tạo ra cuộc hẹn để cai quản thời gian

Ghi nhớ: luôn luôn có nhiều việc cần làm hơn là thời gian để làm.

Một phần trong việc quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần thời gian để xử trí thư, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của bản thân và suy nhĩ về điều bạn phải làm.

Bạn có thể lên lịch thời gian này mang đến chính bản thân với các cuộc hẹn cùng cuộc họp liên tục trên lịch của bạn. đề xuất xem lịch của bạn là kế hoạch thực sự mang đến thời gian của người tiêu dùng — nếu bạn đã lên lịch một việc thì kia là điều bạn cam đoan thực hiện vào lúc đó.

Dành thời gian để:

Xử lý thư của bạn. Việc dành thời gian để cách xử trí thư đặc trưng quan trọng nếu khách hàng nhận được rất nhiều thư. Ngay cả khi bạn đã tùy chỉnh cấu hình quy tắc để chỉ có các thư quan trọng xuất hiện tại trong hộp thư mang đến của mình, bạn vẫn cần thời gian để cách xử trí các thư đó.