Mail Merge là tác dụng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi là thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo thuộc lúc những thư với cùng ngôn từ nhưng khác nhau ở một vài ba thông tin.Cụ thể, việc trộn thư vào Word được áp dụng vào câu hỏi tạo thư mời nhờ cất hộ đến đối tác và người tiêu dùng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người dân chỉ vào một thao tác, viết email thông báo xác nhận chuyển đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu (data source). Cố gắng thể:
Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau khoản thời gian tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy đổi thay này hoàn toàn có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một list dữ liệu. Danh sách này hay là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table vào Word 2010 xuất xắc văn phiên bản bất kỳ có kết cấu phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là gần như phần tương đương nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người gởi trên phong bì, nội dung chủ yếu của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Văn bản cơ bạn dạng thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi miêu tả những đưa ra tiết biến hóa lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi chi tiết được hotline là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge vào Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, tương tự nhau về văn bản cơ bạn dạng nhưng khác biệt ở các cụ thể tùy trở nên trong nguồn dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ bạn dạng sẽ bao gồm những chi tiết nào cần thay đổi hay cá thể hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, add hoặc email là những chi tiết biến hóa tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta đang biết được list này cần những dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Cách dùng mailing trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel nhằm thể hiện dữ liệu thật chính xác. Danh sách nguồn tài liệu được tạo thành các cột khác biệt như họ tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… với mỗi hàng là một trong người nhận được nhập khá đầy đủ các thông tin khớp ứng theo cột. Chúng ta cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn không hề ít trong thao tác làm việc (Tương trường đoản cú như nhập liệu thẳng nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn rất có thể chọn Edit Recipient danh sách trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file tài liệu và nhấn Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.

Xem thêm: Cách Dùng Vitamin C Kirkland 1000Mg, Vitamin C 1000Mg Kirkland Mỹ Dành Cho Người Lớn


*

Bạn cần xác minh nội dung của khách hàng là dạng thư từ bỏ (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần phải nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Giải pháp nhập khá 1-1 giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm ngôi trường tại hầu như vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu dưới và soạn nội dung cho phong suy bì (Envelopes), phần tin tức người nhận sẽ nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong thư điện tử như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi cá nhân (Recipient) để sửa chữa thay thế vào vị trí của những trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient sản phẩm 5 sẽ hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường cùng không in hoa ở ký kết tự đầu nhằm câu không gặp mặt lỗi thiết yếu tả viết hoa chữ Chị chính giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng mang lại tên fan nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các công dụng trên thanh luật này (Ribbon). Ko kể ra, nếu quen sử dụng những phiên bạn dạng Word trước đây, các bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 cách như hình minh họa dưới đây: